El cierre de un trimestre en una gestoría no se retrasa por la dificultad de la contabilidad, sino por la espera: faltan facturas, el extracto no ha llegado, el cliente «lo manda mañana». Una campaña de documentación es el método para convertir esa espera en un proceso con fechas, responsables y avisos, en lugar de una cadena de llamadas sueltas.
Qué es una campaña de documentación
Es una petición ordenada, hecha a toda la cartera a la vez, de los papeles que el despacho necesita para un periodo concreto. Tiene cuatro piezas: un periodo (por ejemplo, el trimestre), una lista de lo que se pide a cada cliente, una fecha límite interna y una secuencia de avisos hasta esa fecha.
La fecha límite es del despacho, no de la Administración. Se fija con margen suficiente antes del plazo oficial de presentación, de modo que quede tiempo para contabilizar, revisar y corregir. Los plazos oficiales de cada modelo dependen del trimestre y del tipo de obligado; consulta siempre el calendario del contribuyente de la AEAT. Como orientación general, los modelos trimestrales se presentan en el mes siguiente al cierre del trimestre, pero cada modelo tiene sus fechas y el último trimestre del año las tiene propias.
Paso a paso para montarla
1. Fija el periodo y tu fecha límite interna
Anota el trimestre, los modelos que afectan a la cartera y la fecha en la que necesitas tener todo. Cuenta hacia atrás desde el plazo oficial: tiempo de presentación, tiempo de revisión, tiempo de contabilizar y tiempo para los clientes rezagados.
2. Prepara la lista por cliente
No todos los clientes entregan lo mismo. Una lista única para todos genera dos problemas: se pide de más a unos y se olvida pedir a otros. Prepara una fila por cliente con el correo de contacto y los documentos concretos que le corresponden.
| Documento | Autónomo | Sociedad | Qué comprobar al recibirlo |
|---|---|---|---|
| Facturas emitidas del periodo | Sí | Sí | Que la numeración sea correlativa y no falte ninguna. |
| Facturas recibidas y tickets de gastos | Sí | Sí | Que estén a nombre del cliente y con NIF legible. |
| Extractos bancarios del periodo | Si hay cuenta de la actividad | Sí | Que cubran todo el periodo, de la primera a la última fecha. |
| Nóminas y seguros sociales | Si tiene empleados | Si tiene empleados | Que correspondan al mes y al trabajador. |
| Contratos, préstamos o leasing nuevos | Si los hay | Si los hay | Que traigan cuadro de amortización o condiciones. |
| Cambios de domicilio, actividad o datos fiscales | Si los hay | Si los hay | Que se actualice la ficha del cliente. |
3. Redacta un mensaje claro, una sola vez
Un buen mensaje de petición responde a cuatro preguntas sin obligar a abrir adjuntos: qué necesitas, para qué periodo, hasta qué fecha y cómo enviarlo. Evita el tono de reproche y no mezcles la petición con otros asuntos del despacho. Revisa el texto una sola vez; los recordatorios reutilizan el mismo contenido con otro tono.
4. Define tres avisos con tonos distintos
| Aviso | Cuándo | Tono | Qué incluye |
|---|---|---|---|
| Petición | Al abrir la campaña | Cercano y claro | Lista de documentos, fecha límite y forma de enviarlos. |
| Recordatorio | A mitad de camino, con la cadencia que decidas | Amable | Lo que ya llegó y lo que sigue pendiente. |
| Último aviso | Unos días antes de tu fecha límite | Firme y concreto | Qué ocurre si no llega a tiempo: se presenta con lo disponible o se retrasa. |
La cadencia exacta es una decisión del despacho. Lo importante es que la secuencia exista antes de empezar, y que cada aviso diga al cliente lo que le falta a él, no una lista genérica.
5. Haz el seguimiento con un estado por cliente
Un semáforo sencillo basta: completo, parcial, sin respuesta, no aplica. Al marcar un cliente como completo, deja de recibir avisos. Revisa a diario los «sin respuesta» en las últimas fechas: son los que requieren una llamada, no un cuarto correo.
Errores típicos
- Pedir «toda la documentación» sin decir cuál. El cliente no sabe qué cuenta como documentación y manda lo que tiene a mano.
- Fijar como fecha límite el último día del plazo oficial. No deja margen para corregir nada.
- Insistir por tres canales distintos (correo, teléfono, mensajería) sin registrar quién ha avisado a quién. El cliente recibe el mismo reclamo tres veces y el despacho no sabe cuál contestó.
- Dar por recibido lo que llegó incompleto. Un extracto que termina a mitad de mes sigue siendo una falta.
- Mezclar la campaña con el correo habitual. La petición se pierde entre otros asuntos y no queda constancia de cuándo se avisó.
Checklist antes de lanzar la campaña
- Periodo y modelos afectados anotados.
- Fecha límite interna decidida, con margen sobre el plazo oficial.
- Lista de clientes con correo actualizado y documentos por cliente.
- Mensaje de petición revisado por una persona del despacho.
- Secuencia de tres avisos definida, con su cadencia.
- Persona responsable del seguimiento y de las llamadas finales.
- Forma de entrega clara para el cliente (enlace, correo o carpeta compartida).
Cómo se hace esto en LPS
Las campañas de documentación de LPS siguen ese mismo esquema. Subes la lista de clientes en un CSV con cliente, correo y documentos pedidos; la IA redacta la petición para cada uno; tú la revisas y apruebas una vez, y la campaña no empieza hasta entonces. Después se envían los avisos con la cadencia que hayas fijado, hasta tu fecha, y marcas lo recibido para que a ese cliente se le deje de insistir. Puedes pausar la campaña cuando quieras. LPS no da por recibido lo que no ha llegado ni presenta nada ante la Administración: eso sigue siendo del despacho.
Si quieres estimar cuánto trabajo te lleva hoy esta tarea, usa la calculadora con tus propios datos; el ahorro real se mide en el Diagnóstico, sobre tu caso.
Fuentes oficiales
- Calendario del contribuyente (Agencia Tributaria (AEAT), sede electrónica)Fechas y plazos de cada modelo y de cada trimestre. Consultada el .
Contenido informativo, redactado el 24 de octubre de 2026. No sustituye al asesoramiento fiscal, jurídico ni de protección de datos de tu caso concreto.