Para gestorías · Gestión documental
Gestión documental para asesorías: la documentación de cada cliente, ordenada y al día.
No es un archivo genérico para cualquier empresa: es el orden de los papeles de toda tu cartera. Cada cliente con su ficha, lo que falta a la vista, la IA leyendo lo que entra y una persona del despacho que revisa.
La documentación de una cartera entera, repartida en cinco sitios
Los papeles de un cliente de asesoría llegan por correo, por WhatsApp, en una carpeta compartida que alguien creó hace años, en un pendrive o en papel. Cada compañero tiene su forma de guardarlos, y cuando se cierra el trimestre toca buscar: ¿esta factura ya está?, ¿quién la miró?, ¿falta el extracto de ese cliente?
Un archivo documental genérico guarda ficheros y responde a «¿dónde está este archivo?». Una asesoría necesita responder a otra pregunta: «¿qué falta de este cliente para presentar?». Esa pregunta solo se contesta si los documentos cuelgan de cada cliente y de su periodo, y si alguien ve de un vistazo qué ha llegado, qué no y qué está revisado.
Cómo lo organiza LPS
El portal organiza la documentación por cliente y por trimestre, no por carpetas. Tú sigues decidiendo; lo que entra ya viene colocado, leído y comprobado.
Cada cliente, su ficha
Toda la cartera en un portal: cada cliente con sus documentos y sus plazos en un solo sitio, en vez de repartidos entre buzones y carpetas.
Entra por donde ya llega
Tu cliente la sube con un QR de un solo uso, sin cuenta; tú arrastras PDF, JPG o carpetas enteras; o llega al buzón del despacho. La dirección de correo propia de cada cliente, para que reenvíe sus facturas y entren ya en su ficha, está en preparación.
La IA lee y el portal comprueba
Las facturas y los tickets se leen con IA y se comprueban: que los importes cuadren, que la letra del NIF sea correcta y que no estén repetidos. Lo dudoso queda marcado.
Ves qué falta y de quién
Un semáforo por cliente y, en cada ficha, lo que le falta. Si hay que pedirlo, lo haces con una campaña. El acceso propio del cliente, con la marca del despacho, está en piloto.
Una persona revisa y aprueba
Lo que cuadra se aprueba de un vistazo y lo demás queda marcado como «necesita criterio». Cada decisión queda registrada con quién y cuándo.
El trimestre, a la vista
Un tablero con lo que toca hoy y cuánto falta para el plazo de presentación. Con lo aprobado se genera el fichero para tu programa contable.
¿En qué se diferencia de un gestor documental genérico?
Un gestor documental genérico organiza archivos para cualquier empresa. LPS organiza la documentación de los clientes de una asesoría, que es una tarea distinta.
| Aspecto | Archivo documental genérico (lo habitual) | Gestión documental en LPS |
|---|---|---|
| Cómo se organiza | Por carpetas y archivos. | Por cliente de la cartera y por trimestre. |
| Pregunta que responde | ¿Dónde está este archivo? | ¿Qué falta de este cliente para presentar? |
| Quién sube | Las personas de la empresa, con su cuenta. | Tu cliente, con un QR de un solo uso y sin cuenta, o el despacho. |
| Qué pasa con lo que entra | Se guarda. | Se lee con IA (facturas y tickets), se comprueba y espera la aprobación de una persona. |
| Quién ve qué | Permisos por carpeta o por usuario. | Permisos por persona y por módulo: el titular lo ve todo, el Revisor decide y el Lector solo mira. |
| Para qué sirve al final | Para archivar. | Para dejar lista la entrega al programa contable (a3, Sage, ContaPlus o CSV). |
LPS no es un archivo para cualquier empresa ni un servicio de custodia a largo plazo, y tampoco sustituye a tu programa contable: es el portal de trabajo de la asesoría con los documentos de sus clientes.
¿Quién puede ver y decidir qué?
Cada persona del equipo tiene un rol: el titular lo ve todo, el Revisor puede aprobar y rechazar, y el Lector solo mira. Además, el titular decide qué módulos ve cada persona, de modo que quien lleva las facturas no tiene por qué ver el correo.
Cada aprobación, rechazo o corrección queda registrada con quién y cuándo. Si activas el acceso para tus clientes (hoy en piloto), cada uno ve solo lo suyo: nunca la bandeja del despacho ni a tus otros clientes.
¿Y si lo que necesito es reclamar lo que falta?
Esta página trata de tener ordenada y al día la documentación de la cartera. Pedir los papeles del trimestre a todos los clientes y recordárselo hasta tu fecha es otra tarea, con su propio módulo: reclamar documentación a clientes. Y si lo que llega son facturas, el módulo Facturas las lee y las deja listas para aprobar.
Para entender los conceptos antes de elegir herramienta, tienes la guía qué es la gestión documental y los criterios para elegir un gestor documental.
Siempre con revisión humana
Qué hace la IA y qué decides tú.
La IA prepara
- Lee las facturas y los tickets que entran y propone sus campos.
- Comprueba los cuadres y los duplicados, y deja en la cola lo que necesita criterio.
- En las campañas, redacta la petición de lo que falta.
Tú decides
- Qué documentación pides a cada cliente y para cuándo.
- Qué se da por bueno: nada se aprueba, se entrega ni se envía sin una persona.
- Quién del equipo ve y decide cada cosa.
Lo que no hace
- No es un archivo ni una custodia certificada a largo plazo.
- No es software de digitalización certificada: no sustituye al original en papel.
- No sustituye a tu programa contable ni da por recibido lo que no ha llegado.
Preguntas
Preguntas frecuentes.
¿Qué es la gestión documental en una asesoría?
Es tener ordenada, por cliente y por periodo, la documentación que el despacho necesita para trabajar: qué ha llegado, qué falta, quién la ha revisado y qué se ha entregado al programa contable.
¿Sirve como gestor documental para cualquier empresa?
No. Está pensado para una asesoría o gestoría y su cartera de clientes. Si buscas un archivo documental general para tu propia empresa, no es el producto adecuado.
¿Mis clientes tienen que crear una cuenta para mandarme documentos?
No. Pueden subirlos con un QR de un solo uso, sin cuenta. El acceso propio de cada cliente, con la marca del despacho, está en piloto.
¿Es un gestor documental en la nube?
Es un portal web: se usa desde el navegador, sin instalar nada. Los datos se guardan en la UE; la IA y el correo se procesan también en EE. UU., con contrato de cada proveedor.
¿Se puede saber quién aprobó cada documento?
Cada aprobación, rechazo o corrección queda registrada con quién y cuándo.
¿Sirve como gestor documental de facturas?
Las facturas son el documento más habitual de una asesoría y tienen su propio módulo: la IA las lee, el portal las comprueba y una persona las aprueba antes de entregarlas a tu programa. No contabiliza por su cuenta.
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El siguiente paso
¿Cuánto tiempo recuperaría tu despacho?
Estímalo con tus propios datos en la calculadora. El ahorro real se mide en el Diagnóstico, sobre tu caso.