En internet hay listados de «los mejores gestores documentales», pero un listado no sabe cómo trabaja tu despacho. Antes de comparar productos conviene comparar necesidades. Esta guía no recomienda ninguna herramienta concreta, tampoco la nuestra: te da un método para decidir.
¿Qué hay que definir antes de elegir?
- Qué documentos manejas (facturas, extractos, nóminas, contratos) y de cuántos clientes.
- Quién los sube: tu equipo, el propio cliente o ambos.
- Qué haces con ellos: archivarlos, revisarlos, contabilizarlos o entregarlos a un programa contable.
- Cuántas personas lo usan y con qué permisos.
- Con qué programas contables tiene que convivir.
¿Qué criterios comparar?
Esta tabla sirve para comparar cualquier opción con los mismos criterios. La tercera columna son preguntas para hacer en una demo; pide que te las respondan enseñando el producto, no con una presentación.
| Criterio | Qué comprobar | Pregunta para la demo |
|---|---|---|
| Organización por cliente | Si los documentos cuelgan del cliente y del periodo o solo de carpetas. | «Enséñame qué falta de un cliente este trimestre.» |
| Entrada de documentos | Por qué vías entran y si el cliente necesita crear una cuenta. | «¿Cómo te manda un documento un cliente poco técnico?» |
| Lectura de datos | Si lee los datos de facturas y tickets o solo los guarda, y cómo muestra su confianza. | «¿Qué pasa cuando se equivoca y cómo me entero?» |
| Revisión y aprobación | Si hay una cola de revisión y un registro de quién aprobó y cuándo. | «¿Dónde queda escrito quién dio por bueno este documento?» |
| Permisos | Qué ve y qué puede hacer cada persona, y qué ve el cliente. | «¿Puedo hacer que una persona vea solo una parte?» |
| Salida a programas contables | Qué formatos genera y si están probados con tu programa y tu versión. | «¿Han importado un fichero real en mi versión del programa?» |
| Búsqueda e historial | Si se puede buscar por cliente, fecha o dato y ver qué ha pasado con un documento. | «Busca esta factura y enséñame su historial.» |
| Datos y proveedores | Dónde se guardan los datos, qué proveedores los tratan y con qué contrato. | «¿Dónde se alojan los datos y quién más los trata?» |
| Salida del producto | Cómo te llevas tus documentos si dejas de usarlo. | «Si me voy, ¿cómo exporto todo?» |
| Coste | Qué incluye la cuota y cómo cambia si crece la cartera. | «¿Qué pasa con el precio si duplico mis clientes?» |
¿Cómo puntuar las opciones?
- Elige los criterios de la tabla que de verdad importan a tu despacho, no todos.
- Marca cada uno como imprescindible o deseable. Una herramienta que no cumple un imprescindible queda fuera, tenga lo que tenga.
- Puntúa cada opción de 0 a 3 en los deseables, con lo que has visto funcionar, no con lo que dice la web.
- Prueba con un lote real de tus propios clientes, con fotos de móvil y casos raros.
- Pide un piloto con pocos clientes antes de migrar toda la cartera.
Señales de alerta
- No te enseñan el producto funcionando con datos parecidos a los tuyos.
- Prometen que la IA lo hace todo sin revisión humana.
- No saben decirte dónde están los datos ni qué otros proveedores los tratan.
- No hay forma de exportar tus documentos.
- Dan cifras de ahorro o de acierto sin explicar cómo se midieron.
¿Gestor documental genérico o software pensado para asesorías?
Un gestor documental genérico puede ser suficiente si solo necesitas archivar y buscar. Si necesitas saber qué falta de cada cliente en cada trimestre, que una persona apruebe lo que entra y llevar los datos a tu programa contable, un software pensado para asesorías evita tener que construir ese flujo encima de un archivo. Para entender los conceptos de base, tienes la guía sobre qué es la gestión documental.
Cómo se hace esto en LPS
Para que veas la tabla aplicada, así responde LPS a esos criterios en su página de gestión documental:
- Organización: por cliente y por trimestre, con un semáforo de lo que falta.
- Entrada: QR de un solo uso (el cliente no crea cuenta), arrastrar y soltar y buzón del despacho. La dirección de correo propia de cada cliente está en preparación, y el acceso del cliente con tu marca, en piloto.
- Lectura de datos: lee facturas y tickets con IA y muestra un nivel de confianza.
- Revisión: una persona aprueba y cada decisión queda registrada con quién y cuándo.
- Permisos: titular, Revisor y Lector, y el titular decide qué módulos ve cada persona.
- Salida: ficheros para a3, Sage Despachos, ContaPlus, Sage 50 o un CSV. Estos formatos están todavía en pruebas con cada programa, así que pide una prueba con tu versión.
- Datos: se guardan en la UE; la IA y el correo se procesan también en EE. UU., con contrato de cada proveedor.
LPS no es un archivo para cualquier empresa ni un servicio de custodia a largo plazo, y no sustituye a tu programa contable.
Contenido informativo, redactado el 26 de octubre de 2026. No sustituye al asesoramiento fiscal, jurídico ni de protección de datos de tu caso concreto.