Cuando las facturas ya están leídas y revisadas, queda el último tramo: llevarlas al programa contable sin volver a teclearlas. Todos los programas que usan las gestorías tienen alguna forma de importar asientos o libros de facturas; la dificultad no está en el botón de importar sino en llegar a él con los datos preparados.
Qué preparar antes de importar
- Proveedores con NIF correcto: la importación suele buscar al proveedor por su NIF y, si no existe, darlo de alta. Un NIF mal escrito crea un proveedor duplicado.
- Plan de cuentas coherente: las subcuentas de proveedor y de gasto que vas a usar deben existir o poder crearse en la importación. El criterio de qué cuenta corresponde a cada gasto es contable y debe decidirlo el despacho; el Plan General de Contabilidad es la referencia.
- Ejercicio y empresa de destino: comprueba que importas en la empresa y el ejercicio correctos.
- Series y numeración: las facturas rectificativas llevan serie propia, de modo que conviene que el fichero las distinga.
- Facturas aprobadas: importa solo lo que una persona ya ha revisado.
Qué formato usa cada programa
| Programa | Formato de entrega | Qué conviene saber |
|---|---|---|
| a3 (a3ASESOR eco / con) | Enlace contable: fichero SUENLACE.DAT | Da de alta cuentas y proveedores que no existan; revisa el plan de cuentas antes. Consulta en la ayuda de a3 la ruta de importación de tu versión. |
| Sage Despachos | Libro de facturas en Excel (plantilla del plugin de importación) | Busca el proveedor por CIF y lo crea si no existe. El plugin lo contrata el despacho a su distribuidor. |
| ContaPlus y Sage 50 (también Aplifisa o Geyce) | xDiario: ZIP con el diario y las subcuentas de proveedor (XDiario.csv y XSubcta.csv) | Sage 50 lo importa con el complemento de importación y exportación de asientos. |
| Cualquier otro programa | CSV con las columnas que configures | Útil si tu programa admite importar desde Excel o CSV. |
Los formatos de salida de LPS están todavía en pruebas con cada programa. Sea LPS u otra herramienta quien genere el fichero, la recomendación es la misma: importa primero un lote pequeño en una empresa de pruebas o con copia de seguridad, y compara los asientos con las facturas antes de usarlo con la cartera.
Cómo probar una importación, paso a paso
- Haz una copia de seguridad de la empresa o trabaja en una empresa de pruebas.
- Elige un lote pequeño que incluya una factura normal, una con retención, una con varios tipos de IVA y una rectificativa.
- Genera el fichero y compáralo con las facturas: proveedor, fecha, base, cuota y total.
- Importa y revisa los asientos creados: cuentas, importes e IVA soportado.
- Comprueba que los proveedores nuevos se han creado con el NIF y los datos correctos.
- Anota las diferencias y corrígelas en el origen antes de repetir con un lote mayor.
Errores frecuentes al importar
- Importar en el ejercicio o la empresa equivocada.
- Dejar que la importación cree proveedores nuevos por un NIF mal leído, en vez de ligarlos al existente.
- Importar facturas sin revisar, esperando corregir en el programa. Es más lento que revisar antes.
- No separar las rectificativas, que deben tener su propia serie (Reglamento de facturación, art. 6.1.a).
- No dejar constancia de qué lote se importó y cuándo, lo que dificulta deshacerlo.
- Reimportar un lote ya importado: se duplican los asientos.
Checklist antes de entregar un lote
- Todas las facturas del lote están aprobadas por una persona.
- No hay duplicados con lotes anteriores (consulta la guía de facturas duplicadas).
- Los NIF de proveedores nuevos se han verificado.
- La empresa y el ejercicio de destino son los correctos.
- Existe copia de seguridad previa.
Cómo se hace esto en LPS
En el módulo Facturas de LPS, con lo que has aprobado se genera el fichero de entrega en el formato de a3 (SUENLACE.DAT), de Sage Despachos (libro de facturas en Excel), de ContaPlus y Sage 50 (xDiario) o un CSV con tus columnas. LPS no sustituye a tu programa contable y no contabiliza por su cuenta: prepara el fichero y tú decides cuándo entregarlo. La salida para ContaSOL figura todavía en preparación. Antes, la IA lee los campos de la factura y el portal los comprueba, como se explica en la guía sobre extraer datos de facturas con IA.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE)Artículo 6.1.a: numeración y series; serie específica obligatoria para las rectificativas. Consultada el .
- Real Decreto 1514/2007, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad (BOE)Referencia general del plan de cuentas. Consultada el .
Contenido informativo, redactado el 24 de octubre de 2026. No sustituye al asesoramiento fiscal, jurídico ni de protección de datos de tu caso concreto.