Una factura duplicada rara vez llega de forma evidente. El cliente la manda por correo y luego la sube a la carpeta compartida; el proveedor la reenvía con otro nombre de archivo; alguien escanea una copia en papel de un PDF que ya estaba cargado. Si nadie lo detecta antes de contabilizar, el gasto y el IVA soportado se registran dos veces.
Por qué importa
- El gasto aparece duplicado en la contabilidad del cliente y altera su resultado.
- El IVA soportado se registra dos veces, lo que distorsiona la liquidación del trimestre.
- Corregirlo después exige asientos de rectificación y, si ya se presentó el modelo, revisar si procede una declaración complementaria. Esa decisión es del despacho.
- Cuesta tiempo explicar la discrepancia al cliente cuando se descubre en una revisión posterior.
Los cuatro tipos de duplicado
| Tipo | Ejemplo | Cómo se detecta |
|---|---|---|
| El mismo archivo subido dos veces | El cliente sube el PDF por el portal y también lo manda por correo. | Comparando el contenido del archivo, no su nombre. |
| La misma factura en archivos distintos | Un PDF original y una foto de la copia en papel de esa misma factura. | Comparando los datos de la factura: emisor, número, fecha y total. |
| Reenvío del proveedor | El proveedor reenvía la factura del mes pasado «por si acaso». | Comparando el número y el emisor con las ya contabilizadas. |
| Ticket y factura de la misma compra | El cliente sube el ticket de un gasto y, más tarde, la factura completa del mismo. | Comparando fecha, importe y emisor; requiere criterio humano. |
Qué datos comparar
La combinación que más se usa para identificar una factura es la del NIF del emisor, el número de factura (con su serie), la fecha y el total. La norma obliga a que la numeración dentro de cada serie sea correlativa (Reglamento de facturación, art. 6.1.a), de modo que un mismo emisor no debería repetir un número dentro de una serie y ejercicio.
- Con el NIF del emisor y el número no basta si el emisor reinicia la serie cada año: añade la fecha o el ejercicio.
- Con solo el importe y la fecha hay falsos positivos: dos compras iguales el mismo día son posibles.
- Con el contenido del archivo se detecta el caso fácil (mismo PDF), pero no el de una foto de la misma factura.
Falsos positivos: lo que parece duplicado y no lo es
- Gastos recurrentes del mismo importe (alquiler, suscripciones, cuotas): se parecen mucho, pero tienen número y fecha distintos.
- Facturas rectificativas: comparten referencia con la original, pero van en una serie específica y no son un duplicado (art. 6.1.a del Reglamento).
- Proveedores con numeración reiniciada cada año: el mismo número en dos ejercicios es normal.
- Un abono y la factura que anula: mismo emisor, importes opuestos.
Ante la duda, un posible duplicado debe llegar a una persona con la comparación delante, no descartarse ni borrarse automáticamente.
Procedimiento para evitarlas, paso a paso
- Un único punto de entrada: cuantas menos vías de entrada, menos ocasiones de repetir.
- Comprobar antes de contabilizar, no después: la detección debe ocurrir en la cola de entrada, antes del asiento.
- Comparar el archivo y comparar los datos: son dos controles distintos.
- Enseñar la pareja de documentos al revisor: lado a lado, con las coincidencias marcadas.
- Dejar constancia de la decisión: si se descarta por duplicada, que quede registrado cuál se conserva y quién lo decidió.
- Revisar en el cierre: un listado de facturas con mismo emisor e importe en el periodo es un control barato antes de presentar.
Errores típicos
- Borrar el duplicado sin dejar rastro. Si luego el cliente pregunta, no hay forma de explicar qué pasó.
- Confiar solo en el nombre del archivo.
- Dejar la comprobación para el final del trimestre, cuando ya hay asientos y declaraciones encima.
- Contabilizar el ticket y la factura de la misma compra.
- Ignorar las facturas que llegan por varias vías (correo y subida del cliente) sin cruzarlas.
Cómo se hace esto en LPS
En el módulo Facturas de LPS la detección de duplicados forma parte de las comprobaciones que se aplican a cada factura antes de llegar a tu cola: detecta el mismo archivo subido dos veces y también la misma factura subida con otro archivo. Lo que no cuadra queda marcado para que lo revises; nada se contabiliza ni se entrega a tu programa hasta que lo apruebas. Es una ayuda para llegar antes, no una garantía: la decisión final sobre cada factura es de una persona de tu despacho.
Para valorar cuánto tiempo dedica tu despacho a revisar facturas, prueba la calculadora con tus propios datos.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE)Artículo 6.1.a: número y serie; la numeración dentro de cada serie será correlativa. Series específicas para rectificativas. Consultada el .
Contenido informativo, redactado el 24 de octubre de 2026. No sustituye al asesoramiento fiscal, jurídico ni de protección de datos de tu caso concreto.