Teclear emisor, NIF, número, fecha, base, IVA y total de cada factura es el trabajo más repetitivo de una gestoría y, a la vez, el más propenso a errores por cansancio. La lectura automática con IA reduce el tecleo, pero no elimina la responsabilidad: la factura que se contabiliza sigue siendo una decisión del despacho.
Qué datos puede extraer la IA
Una herramienta de lectura de facturas trabaja sobre el documento tal como llega, en PDF o en imagen, y propone el valor de cada campo. Los habituales son:
- Emisor y su NIF, y el destinatario cuando figura.
- Número de factura y serie.
- Fecha de expedición y, si consta, fecha de operación.
- Base imponible, tipo y cuota de IVA (o de IGIC en Canarias) y total.
- Retención de IRPF cuando la hay.
- Concepto o descripción resumida.
El contenido obligatorio de una factura está fijado en el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): ahí se ve por qué algunos campos, como el número, la fecha o el NIF, son críticos y deben comprobarse siempre.
Qué debe revisar siempre una persona
La IA propone; una persona decide. Hay campos donde un error no se nota hasta que cuadra mal el trimestre, y situaciones donde la lectura no puede sustituir al criterio fiscal.
| Campo | Qué comprobar | Por qué falla |
|---|---|---|
| NIF del emisor | Que la letra de control sea correcta y que coincida con el proveedor ya dado de alta. | Un dígito leído mal en una foto genera un proveedor nuevo duplicado. |
| Número de factura | Que no se mezclen serie y número, ni se confunda con el número de pedido. | Los pies de página y las referencias de pedido parecen un número de factura. |
| Fecha | Que sea la de expedición y que caiga en el periodo correcto. | Formatos día/mes ambiguos y fechas de vencimiento tomadas por la fecha de factura. |
| Base, IVA y total | Que la base más el IVA sumen el total. | Confundir coma y punto decimal, o leer un descuento como si fuera un recargo. |
| Tipo de IVA | Que el tipo aplicado sea coherente con el concepto (general, reducido, superreducido o exento). | Facturas con varios tipos en el mismo documento, o con IVA no desglosado. |
| Retención de IRPF | Que exista cuando el emisor es profesional y que su importe cuadre. | Se lee como una línea más del importe y no se separa. |
| Concepto | Que describa la operación; el criterio de deducibilidad es del despacho. | La IA resume, pero no sabe si el gasto es deducible para ese cliente. |
Hay casos donde la lectura automática es solo el principio: facturas rectificativas, operaciones intracomunitarias o con inversión del sujeto pasivo, facturas en moneda extranjera y documentos con varios tipos de IVA. En todos ellos el criterio fiscal es del despacho.
Comprobaciones automáticas que no dependen de la IA
La IA puede equivocarse con total seguridad aparente, así que conviene que, tras la lectura, se apliquen comprobaciones deterministas, es decir, cuentas que dan siempre el mismo resultado:
- Que la base más el IVA coincida con el total.
- Que la letra de control del NIF sea válida.
- Que la fecha sea posible y caiga dentro del ejercicio esperado.
- Que los tipos de IVA (o de IGIC) sean tipos que existen.
- Que la factura no esté ya cargada: el mismo archivo repetido o la misma factura subida con otro archivo. Lo desarrollamos en la guía sobre cómo detectar facturas duplicadas.
Una herramienta seria debe también enseñar su nivel de confianza en cada campo y decir cuándo duda. Un resultado sin confianza visible invita a fiarse de todo por igual.
Un circuito de revisión en cinco pasos
- Entrada: las facturas llegan a un único punto (subida por el despacho, enlace del cliente o buzón), no desperdigadas por el correo.
- Lectura: la IA propone los campos y marca su confianza.
- Validación: se aplican las comprobaciones automáticas y se separan las facturas que cuadran de las que no.
- Revisión: una persona aprueba de un vistazo las que cuadran y revisa con calma las marcadas.
- Entrega: solo lo aprobado pasa al programa contable, y queda registrado quién lo aprobó y cuándo.
Errores típicos al adoptar lectura automática
- Aprobar por lotes sin mirar nada porque «casi siempre acierta». El error aparece donde menos se espera.
- Probar la herramienta con tres facturas limpias. Hay que probarla con un lote representativo de tus propios clientes, incluidas las fotos de móvil.
- No guardar quién aprobó cada factura. Si hay una discrepancia después, no se puede reconstruir.
- Dejar que la IA proponga la cuenta contable sin que nadie la valide. La cuenta y el criterio fiscal son del despacho.
- Olvidar que las facturas contienen datos personales (autónomos, particulares). Antes de enviar nada a un proveedor de IA hay que tener firmado el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD.
Cómo se hace esto en LPS
El módulo Facturas de LPS funciona como una cola de revisión. Lee PDF e imágenes, propone los campos con su nivel de confianza, comprueba que la base más el IVA cuadre con el total, la letra del NIF, la fecha, los tipos de IVA y los duplicados, y marca como «necesita criterio» lo que no cuadra. Tú corriges, rechazas o apruebas; nada sale hasta que lo apruebas, y cada decisión queda registrada con quién y cuándo. LPS no contabiliza por su cuenta ni decide qué es deducible. Los detalles del proveedor de IA y de los datos están en Cómo usamos la IA.
Para estimar el tiempo que dedica hoy tu despacho a esta tarea, usa la calculadora con tus datos; el ahorro real se mide en el Diagnóstico.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE)Artículo 6: contenido de la factura. Consultada el .
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) (EUR-Lex)Artículo 28: encargado del tratamiento. Consultada el .
Contenido informativo, redactado el 24 de octubre de 2026. No sustituye al asesoramiento fiscal, jurídico ni de protección de datos de tu caso concreto.