Se habla de «digitalizar facturas» para tres cosas distintas: escanear el papel, leer los datos de la factura y sustituir el original en papel por su imagen. Solo la tercera tiene efectos fiscales propios, y no la hace un escáner ni un OCR cualquiera.
¿Digitalizar es lo mismo que escanear?
No. Escanear o fotografiar una factura produce una imagen. Digitalizar, en el sentido habitual del día a día, es además convertir esa factura en datos que se puedan buscar, comprobar y llevar al programa contable. Y la digitalización certificada es un proceso concreto, con requisitos legales, que se explica más abajo.
| Operación | Qué obtienes | ¿Permite prescindir del papel? |
|---|---|---|
| Escanear o fotografiar | Una imagen o un PDF de la factura. | No por sí sola: es una copia, no una digitalización certificada. |
| Leer los datos (OCR) | Los campos de la factura (emisor, NIF, número, fecha, importes) como datos. | No. Es una lectura que hay que revisar, no un proceso certificado. |
| Digitalización certificada | Una imagen fiel e íntegra, firmada electrónicamente y guardada en una base de datos documental, con software homologado por la AEAT. | Sí, según la Orden EHA/962/2007, artículo 7. |
¿Qué es la digitalización certificada?
La Orden EHA/962/2007 la regula en su artículo 7. Permite a los obligados tributarios digitalizar de forma certificada las facturas y otros documentos que conserven en papel con carácter de original y, con ello, prescindir de los originales en papel. Para que la digitalización sea certificada, el proceso debe cumplir, entre otros, estos requisitos:
- Lo realiza el propio obligado tributario, o un tercero prestador del servicio en su nombre, con un software de digitalización certificado.
- Obtiene una imagen fiel e íntegra de cada documento y la firma electrónicamente con un certificado.
- El resultado se organiza en una base de datos documental, con un registro de datos por cada documento digitalizado.
Las entidades que desarrollan el software deben solicitar su homologación a la Agencia Tributaria, que incluye el programa homologado en una lista pública en su página web. Si el software que usas no es uno de los homologados, no estás haciendo una digitalización certificada, aunque escanees muy bien.
LPS no es un software de digitalización certificada. Lee los datos de las facturas en PDF o imagen para que una persona las revise, pero no sustituye al original en papel ni debe usarse para destruirlo.
¿Y las facturas que ya llegan en PDF?
Muchas facturas recibidas nacen ya en formato electrónico: el PDF que manda el proveedor o una factura electrónica. Para ellas no hay nada que digitalizar, pero sí que conservar. El Reglamento de facturación permite conservar las facturas en papel o en formato electrónico por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, y que permita a la Administración tributaria acceder a ellas sin demora (art. 20). Cuando la conservación es por medios electrónicos, debe asegurarse su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido (art. 21).
En la práctica: guarda el fichero tal como llegó, no lo conviertas a otro formato para quedarte solo con la copia, y trabaja sobre una copia de lectura. Si el original es papel y no usas una digitalización certificada, conserva el papel, y consulta con tu asesor fiscal antes de destruir nada.
Cómo digitalizar facturas recibidas, paso a paso
- Recoge las facturas por una sola vía, no por cinco: subida del cliente, buzón o carpeta común.
- Si son de papel, escanéalas o fotografíalas de frente, con buena luz y sin recortes. Conserva el original.
- Si ya son electrónicas, guarda el fichero tal y como llegó.
- Lee los datos con un OCR: emisor, NIF, número, fecha, base, IVA y total.
- Comprueba lo que se ha leído: que la base más el IVA sume el total, que la letra del NIF sea correcta y que la factura no esté ya cargada.
- Haz que una persona revise y apruebe antes de que los datos pasen a ningún sitio.
- Lleva los datos aprobados a Excel o al programa contable.
¿Cómo pasar las facturas a Excel? (OCR de facturas a Excel)
Un OCR de facturas propone los campos de cada factura; la forma habitual de llevarlos a Excel es exportarlos como CSV, con una fila por factura y una columna por campo. Unas comprobaciones evitan los problemas típicos:
- Decimales: que la coma y el punto decimal se interpreten igual en el OCR y en Excel.
- Fechas: que el formato día, mes y año no se invierta al abrir el fichero.
- Facturas con varios tipos de IVA: pueden necesitar más de una línea, no una sola.
- Descuentos y retenciones: que no se lean como si fueran recargos.
- Revisar antes de exportar. Corregir una columna en Excel es más lento y deja menos rastro que corregir la factura antes.
Errores típicos
- Destruir el papel después de escanearlo, sin que el proceso sea una digitalización certificada.
- Convertir el PDF original en una imagen y quedarse solo con la imagen.
- Dar por buenos los datos que lee el OCR sin revisarlos.
- Exportar a Excel antes de aprobar y corregir allí lo que salió mal.
- Guardar fotos de facturas con nombres como IMG_2231, sin cliente ni fecha.
Cómo se hace esto en LPS
El módulo Facturas de LPS lee PDF e imágenes y propone los campos con su nivel de confianza. El portal comprueba que la base más el IVA cuadre con el total, la letra del NIF, la fecha, los tipos de IVA y los duplicados; una persona aprueba, y con lo aprobado se genera el fichero para a3, Sage Despachos, ContaPlus, Sage 50 o un CSV con tus columnas. Es lectura de datos con revisión humana, no digitalización certificada. Para entender qué lee la IA y qué debe revisar siempre una persona, mira la guía sobre extraer datos de facturas con IA.
Fuentes oficiales
- Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas (BOE)Artículo 7: digitalización certificada de facturas recibidas y otros documentos; software de digitalización certificado y su homologación por la AEAT. Consultada el .
- Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE)Artículos 20 y 21: formas de conservación de las facturas y conservación por medios electrónicos. Consultada el .
Contenido informativo, redactado el 26 de octubre de 2026. No sustituye al asesoramiento fiscal, jurídico ni de protección de datos de tu caso concreto.